転出届に印鑑は必要?電子化はいつから?手続き方法を解説!

スタンプ

役所の書類で押印する機会は多いです。

印鑑には実印・認印・銀行印など種類があり、目的に応じて使い分ける必要があります。

転出届への押印は基本的に必要となりますので、手続きする際は印鑑を持参することをオススメしますが、印鑑が不要になるケースもありますのでご紹介します。

なぜ役所の書類に押印しなければいけないのか?

手続き

海外では印鑑の代わりにサインをするのが一般的で、押印すること自体に疑問を持っている方もいるかと思います。

ただ日本独自の文化とはいえ、浸透している以上は印鑑を押さなければいけない機会は多いです。

法律で押印することが規定されている書類もある

法的書類に印鑑を押すこと自体、法律で規定されていることがあります。

たとえば所得税の確定申告書を書面で位提出する際には、申告書への押印が義務です。

そのため法律で押印することが定められていれば、印鑑を押すしかありません。

国税通則法
第124条
2 税務書類には、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める者が押印しなければならない。
一 当該税務書類を提出する者が法人である場合 当該法人の代表者
二 納税管理人又は代理人によつて当該税務書類を提出する場合 当該納税管理人又は代理人
三 不服申立人が総代を通じて当該税務書類を提出する場合 当該総代
四 前三号に掲げる場合以外の場合 当該税務書類を提出する者

※e-Taxにより申告する場合、別の法律により押印が不要になると規定されているため、押印は省略されます。

本人証明のために押印を求めているケースがほとんど

印鑑には本人を証明するものとしての効果もあるとされており、慣習で押印を催促されるケースは多いです。

そのため引越しで役所に手続きする際、押印が法律で規定されていないのに、印鑑を求められることもあります。

法的に押印義務が無ければ、印鑑は不要かと思うかもしれません。

しかし役所が印鑑を求めている以上、押印を断れば書類の受け取りを拒否される可能性もありますので、ハンコは原則必要です。

将来的に押印が不要になる可能性はあるのか?

2020年に行政改革の一環として、行政手続きの見直しが行われ、脱ハンコが掲げられました。

行政手続きの見直しを行った結果、ほとんどの手続きで押印省略できると判断されたため、今後転出届や婚姻届への押印が不要になる可能性もあります。

なお各法律ごとで押印することが定めてある手続きについては、法律改正が必要となるため、法律改正が行われたかは実際に手続きを行う時点で確認してください。

転出届のオンライン化や電子印鑑は認められていないのか?

2020年末時点において、転出届はオンライン化されていません。

したがって手続きをする際は役所の窓口に行くか、郵送により提出することになります。

最近ではパソコン上で決済する際、電子印鑑も利用されつつあります。

電子印鑑が印字された転出届を郵送提出した場合、市区村ごとに対応が異なるため、電子印鑑が認められるかは未知数です。

そのため基本的には朱肉を使って押すハンコを使用し、電子印鑑を使用する場合は事前に役所へ確認することをオススメします。

役所手続きで使用する印鑑の種類

印鑑

役所手続きで使用する印鑑は同じで大丈夫です。

ただ使用できないハンコの種類もありますのでご注意ください。

役所で押印する印鑑は認印

役所手続きで印鑑を使用する際は、認印で問題ありません。

認印は100円ショップなどで販売されているハンコをいい、朱肉を使って押印するものです。

シャチハタなど、表面がゴム制で朱肉を用いずに押せるスタンプ式のハンコは、認印として使用できません。

印鑑とハンコの違い

一般的に印鑑は印影ではなくハンコを指すケースが多く、役所から「印鑑を持参してください」と言われた場合、ハンコを持参すると解釈して問題ありません。

  • 印鑑
    ハンコを押した際に写る印影を「印鑑」といいます。
  • ハンコ
    ハンコは「印章」のことをいい、印影を移すための本体です。

転出届でシャチハタが使えないのは印影が崩れるから

役所の書類でシャチハタが認められていないのは、スタンプ式は表面がゴム製なので、押し方や経年劣化により印影が崩れてしまうからです。

印鑑は本人を証明する意味合いがあり、印影が崩れ文字を正確に読み取ることができなければ印鑑の意味をなさなくなります。

技術の進歩で、ゴム印でも印影が崩れにくくなる種類もありますが、転出届など役所の手続きでシャチハタの使用は認められていないケースがほとんどなどで、認印を使ってください。

実印は役所手続きで使う機会は無い

実印は役所に申請した印鑑をいい、公的に認められたハンコです。

印鑑登録したハンコ(実印)は本人を証明することになるため、賃貸借契約書や遺産分割協議書など重要書類にサインする際に押印します。

実印を登録すると印鑑証明書を発行することができ、押印した書類に印鑑証明書を添付することもあります。

また実印登録できる印鑑は1個のみで、登録した印鑑を別の人が印鑑登録することはできません。

なお実印登録は市町村ごとに行っており、引越しで市町村が変わると、登録している実印は抹消されます。

したがって引越し後すぐに実印を使用する場合には、引越し先の役所で新たに印鑑登録が必要です。

役所の書類にシャチハタを使用した場合どうなるのか?

印鑑登録できるハンコについては、ゴム印は印影が変形する恐れがある関係上、条例でシャチハタなどゴム印式は禁止されているケースがあります。

また慣習としてゴム印式のハンコの押印を認めていないと自治体も多いため、シャチハタで押印したとしても、書類を受理してくれない可能性も考えられます。

したがって、引越し手続きの際は認印を用意した方が無難ですので、事前に文房具店などで購入してください。

転出届手続きの必要書類と代理人が手続きする際のポイント

窓口

窓口で転出届の手続きをする際の必要書類

転出届を提出する際に必要となる書類は、次の通りです。

国民健康保険証などの手続きも必要な方は、転出届の手続きで役所へ行くタイミングで、一緒に手続きを行ってください。

転出届手続きの必要書類
  • 本人確認書類
    (運転免許証やパスポートなど)
  • 印鑑
    (認印)
  • 国民健康保険証
    (加入者のみ)
  • 印鑑登録証
    (登録者のみ)
  • 後期高齢者医療被保険者証
    (該当者のみ)
  • 介護保険被保険者証
    (該当者のみ)
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郵送により提出する際の必要書類

郵送する際は、以下の書類を用意してください。

郵送する際の必要書類
  • 郵送用の転出届
    (市町村のホームページに掲載されています。)
  • 返信用封筒
  • 返信用封筒には切手(通常は84円)を貼ってください。
    不正防止のため勤務先への返送はできません。
  • 申請者の本人確認書類
    (運転免許証・保険証などのコピー)

郵送用の転出届は、各市(区)町村のホームページに掲載されています。

また転出届手続きを行うと「転出証明書」が発行され、転入届手続きの際に転出証明書は必要です。

そのため転出届を郵送する場合は、転出証明書を返送してもらうための返信用封筒を忘れずに同封してください。

転出届を委任したい場合に委任状は必要か?

役所で行う手続きを本人に代わって手続きする際は、基本的に委任状が必要です。

転出届で使用する委任状について、法律で定められた指定の様式は存在しません。

委任状は、委任状の効力を発揮するために必要な事項が記載されていれば、依頼する人自ら作成した委任状でも大丈夫です。

また委任状を自分で作成する場合、以下の事項を必ず記載してください。

委任状に記載する事項
  • 見出し(委任状)
  • 作成年月日
    (委任状を作成した年月日を記載)
  • 委任する本人の住所、氏名、生年月日、電話番号、押印
  • 代理人の住所、氏名、生年月日
  • 委任する内容についての記載
    (「私は次の者を代理人と定め、○○の権限を委任します。」など)

本人の住所・氏名は委任者が必ず自筆で署名し、押印する必要があります。

印鑑は認印で大丈夫ですが、シャチハタは役所の書類に押すことはやめてください。

なお全国の各市町村のホームページでは、委任状のフォームが用意されていますので、書式をダウンロードして使用してください。

転出届の手続きで印鑑が不要になるケースはあるのか?

市町村によっては、転出届手続きの際に印鑑が必要ない場所も存在します。

印鑑不要としている場合でも、住所・氏名は自筆を求められ、郵送するでの手続きでは押印が必要です。

なお自治体ホームページで印鑑の必要・不要が明記されている場合もあります。

明記されていない自体でも印鑑が不要となるケースもありますので、印鑑を用意できない時は、役所へ行く前にお問い合わせしてください。

転出手続きでの印鑑の必要制と不要になるケースのまとめ

転出届をする際の印鑑についてのまとめです。

転出届への印鑑の扱い
  • 転出届に印鑑は必要
  • 印鑑は認印
  • ゴム印は不可
  • 押印が省略されるケースもある
  • 委任状にも押印は必要

脱ハンコにより、押印自体が不要になる可能性もありますが、現時点では原則印鑑は必要だと認識してください。

また引越し時には何かと印鑑が必要となりますので、バックの中に印鑑を用意しておくと便利です。

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