引越し時の転出届手続きを代理で行ってもらう場合、原則委任状を用意しないと代わりに手続きしてもらうことはできません。
また委任状の記載事項に不備があると代理人として認めてもらえないため、正しく作成する必要がありますので、本記事で委任状の書き方と注意点を解説します。
転出届を代理で行う際の委任状の書き方
委任状で最も重要なのが、委任状としての必要事項を漏れなく記載することです。
記載内容に不備があれば、委任状の効力は発揮されませんのでご注意ください。
転出届で使用する委任状の様式
委任状は必要事項が記載されていれば効力を持つため、専門家に委任状の作成依頼をする必要はありません。
転出届専用フォームじゃなくても問題ありませんが、全国の市町村ホームページでは、住民票異動手続きで使用する委任状のフォームが掲載されていますので、そちらをダウンロードしご活用ください。
自身で委任状の様式を作成する際は、以下の内容を漏れなく記載する必要があります。
- タイトル『委任状』
- 作成年月日
（委任状を作成した年月日を記載） - 委任する本人の住所、氏名、生年月日、電話番号、押印
- 代理人の住所、氏名、生年月日
- 委任する内容についての記載
（「私は次の者を代理人と定め、○○の権限を委任します。」など）
参考：千葉県千葉市の委任状フォーム
委任状の住所・氏名は自筆で書くこと
委任状の様式はパソコンで作成しても、手書きでも大丈夫です。
ただ住所・氏名などについては手書きを求める自治体もありますので、本人の住所・氏名は、委任者が必ず自筆で署名し、押印してください。
委任状で使用する印鑑は認印
委任状で押印する印鑑は認印で問題ありません。
認印は文房具店などに売っているハンコで大丈夫ですが、シャチハタなどゴム印式のハンコの使用は避けてください。
ゴム印が利用できないのは、ゴムの劣化などにより印影が崩れ、本人を証明する役割が果たせないからとしています。
なお役所の書類で使用する印鑑は、ゴム印は使えませんので、朱肉を使用するハンコを用意するようにしてください。
委任する手続きの範囲は限定すること
委任状を作成すれば自分以外の人に手続きを代行してもらうことが可能になりますが、トラブルに繋がるリスクもあります。
転出届は住む場所に関係する情報が含まれているため、個人情報を抜き取るなど悪用される危険性は否定できません。
したがって転出届以外の役所手続きを依頼する場合でも、委任状には委任する手続き内容を記載し、代行できる範囲を限定する必要があります。
転出届の代理手続きで必要になる書類
本人に代わって転出届手続きをする場合、本人の書類および代理人自身の本人確認書類が必要です。
代理人が手続きする際に持参すべき書類
- 委任状（引越しする本人が自筆で署名・押印したものに限る）
- 窓口に来る代理人の本人確認書類
- 印鑑（引越す本人の認印）
- 印鑑（代理人の認印）
- 国民健康保険証および年金手帳
（加入者のみ）
手続きを代行する人は、運転免許やマイナンバーカード（写真付き）など、公的機関が発行した写真付きの書類であれば1点準備してください。
写真付きの書類がない場合は、国民健康保険証、国民年金手帳など本院確認書類を2種類用意する必要があります。
主な本人確認書類一覧（1点のみで本人確認可能）
- 運転免許証
- 旅券（パスポート）
- マイナンバーカード（個人番号カード）
- 住民基本台帳カード（写真付き）
- 身体障害者手帳
- ※法律またはこれに基づく命令の規定により交付された写真のある書類
主な本人確認書類一覧（2点で本人確認書類とみなす）
- 国民健康保険被保険者証
- 健康保険の被保険者証
- 介護保険被保険者証
- 共済組合員証
- 国民年金手帳
- 住民基本台帳カード（写真無し）
- 生活保護受給者証
委任状無しで転出届の代理手続きができるケース
転出届手続きを代理で行う場合、委任状を準備するのが原則ですが、代理人が世帯主や同一世帯の人であれば、委任状が無くても手続きできるケースもあります。
なお世帯主や同一世帯者が代理人であっても、手続きする市町村によっては委任状が求められることもあります。
そのため委任状準備できない時は、役所へ行く前に世帯主や同居人が手続きする際にも委任状が必要になるか確認してください。
転出届を代理人が行う際によくある質問
転出届を郵送で提出することは可能か？
転出届の手続きは郵送で行うことも可能です。
郵送する際は、各市(区)町村で用意している郵送用の転出届に必要事項を記入します。
また郵送する際は本人確認書類と、「転出証明書」を返送するための返信用封筒も同封してください。
- 郵送用の転出届
（市町村のホームページに掲載されています。） - 返信用封筒
- 返信用封筒には切手（通常は84円）を貼ってください。
不正防止のため勤務先への返送はできません。 - 申請者の本人確認書類
（運転免許証・保険証などのコピー）
委任状を郵送で提出することは可能か
委任状は代理人が窓口で手続きする際に必要になる書類です。
そのため委任状を先に提出しても意味が無いため、窓口で手続きする際に他の必要書類と共に持参してください。
なお転出届手続きを郵送で行う場合、転出届の記載は転出者本人が行わなくてはなりません。
委任状の有効期限はあるのか
公正証書の作成時に使用する印鑑証明書の有効期間は、作成後3か月以内のものに限られるなど、有効期間が定めてあるケースもあります。
委任状に法的な有効期間の定めはありませんが、上記の印鑑証明書にならって作成してから3か月以内の委任状を使用するのが一般的です。
なお委任状で有効期間を限定する場合には、その有効期間内に転出届の手続きを終わらせましょう。
転出届の代理行為を委任できない条件はあるのか
転出届手続きを委任する場合、弁護士など資格を必要としません。
そのため家族に転出届の手続きを委任し、代わりに作業してもらうことは可能です。
なお代理人が行った行為については、委任した人が責任を負うことになるため、委任する人は慎重に選んでください。
未成年者に委任しても問題ない？
代理人になる人の要件に年齢などは規定されていませんので、未成年者を代理人として立てることは可能だと考えられます。
ただ制限行為能力者が代理人として行った行為は、取り消せませんので注意してください。
たとえば未成年者など制限行為能力者が不動産の売買契約書にサインをした場合、法定代理人が同意していなければ、契約を無効にできます。
（制限行為能力者の種類や行為内容によって、取り消せないケースもあります。）
しかし制限行為能力者を代理人として立てて行われてた行為は、取り消すことはできません。
そのため未成年者が代理人として行った行為により発生した損害は、委任をした人が背負うことになるので注意しましょう。
※一般的な考え方になりますので、実際に法律行為が行われた場合の効果などについては、弁護士など専門家にご相談してください。
本人が委任状を作成できない場合
本人が委任状を作成できない場合、代筆により委任状を作成することも可能です。
最初に本人が委任する意思があることを確認し、代筆者の氏名および代筆した理由を記載してください。
なお本人の署名は必要になりますが、本人が署名できない状況の場合、拇印でも可としている自治体もありますので、二度手間にならないためにも事前に自治体へご確認ください。
転出届の委任状はFAXで送信することも可能なのか
転出届の手続きは窓口または、郵送での手続きに限定されています。
（転出届は2020年時点でも、オンライン化されていないです。）
したがってFAXで転出届を提出することはできませんし、委任状をFAXで送ることもできません。
転出届を代行する際の委任状の書き方のまとめ
転出届を委任する際は、以下の事項に注意して委任状を作成してください。
- 様式は市町村ホームページに掲載されている
- 記載内容に不備があると無効
- 印鑑は認印
- 委任状の作成は本人
- 世帯主・同一世帯者は委任状が不要になるケースも
夫婦や家族で引越す場合、委任状が無くても転出届手続きを行えるケースもあります。
逆に家族であっても、別世帯の人が手続きを代行する際は委任状を必要としますのでご注意ください。
なお引越し時には、転出届以外にもやるべき役所手続きが沢山あります。
転出届以外の手続きも委任する場合については、他の手続きを代行する旨を記載して委任状を作成してください。
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